(Nota: El retiro de Lina Espitaleta de la Biblioteca Nacional hizo que este convenio nunca se firmara)

Jorge Orlando Melo, con domicilio en Bogotá............................, director de la Biblioteca Luis Ángel Arango, Lina Espitaleta, directora de la Biblioteca Nacional de Colombia , Gloria Palomino, directora de la Biblioteca Pública Piloto y directora de la Biblioteca de la Universidad del Norte, y en representación de la Fundación Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes Saavedra. expresamos por medio de este convenio nuestro compromiso para el desarrollo conjunto de la Biblioteca Virtual Colombiana
Tenemos en cuenta que la FUNDACION BIBLIOTECA VIRTUAL MIGUEL DE CERVANTES SAAVEDRA, con el desarrollo de la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes Saavedra, pretende proporcionar al público en general y al investigador y estudioso en particular, un instrumento para promover la cultura española e hispanoamericana en el mundo al hacer disponibles, a través de los medios tecnológicos más modernos, obras relevantes de la literatura, las ciencias, las asrtes y la cultura hispanas. Para esto se realiza la digitalización de tales obras, el desarrollo de servicios informáticos de consulta e investigación, el desarrollo de estudios e investigaciones y su difusión en todo el mundo especialmente en el ámbito de la cultura hispana y la cooperación internacional con autoridades, universidades y otras Instituciones culturales, especialmente de Iberoamérica, para favorecer la expansión del idioma, la literatura y las ciencias en lenguas hispánicas.
La Biblioteca Nacional de Colombia tiene como misión asegurar el acopio y la preservación de la memoria colectiva de la nación colombiana en beneficio de las generaciones presentes y futuras, y proporcionar las mejores formas de acceso y divulgación de sus contenidos, con el propósito de propender el desarrollo de la cultura colombiana, en su riqueza y diversidad. A esta misión contribuyen, en el ámbito de sus actividades, la Biblioteca Luis Ángel Arango del Banco de la República, la Biblioteca Pública Piloto de Medellín y la Biblioteca de la Universidad del Norte. Estas cuatro instituciones están interesadas en desarrollar, en colaboración, una Biblioteca Virtual Colombiana, que difunda a través de Internet obras relevantes de la literatura colombiana. Esta Biblioteca Virtual Colombiana resulta también de interés para la Fundación Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes Saavedra, que está interesada en propiciar la mayor difusión que sus recursos le permitan del patrimonio más relevante de la literatura colombiana.
La Biblioteca Nacional ha estado desarrollando el proyecto de digitalización de la Biblioteca Virtual Hispanoamericana, en colaboración con la UNESCO; la Biblioteca Luis Ángel Arango ha digitalizado varios centenares de obras colombianas, que se encuentran publicadas en la Biblioteca Virtual del Banco de la República, la Biblioteca Pública Piloto, en colaboración con la Universidad de Antioquia, ha digitalizado centenares de obras publicadas en la Biblioteca Virtual Antioqueña y la Biblioteca de la Universidad del Norte se encuentra desarrollando la Biblioteca Virtual del Caribe.

Para desarrollar una Biblioteca Virtual Colombiana, que coordine los esfuerzos de las instituciones colombianas y busque difundir al máximo el patrimonio bibliográfico hispano en general, y colombiano en particular, aprovechar los fondos digitalizados a través de proyectos de investigación conjuntos, la edición de nuevos fondos, el acceso más eficiente a los recursos bibliográficos entre la comunidad universitaria y los estudiosos, y la máxima difusión del legado de nuestros fondos inmortales entre la población de todo el mundo, hemos acordado los siguientes mecanismos y modalidades de cooperación.

1. Autorizamos a la Fundación para crear en la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes un portal específico dedicado a Colombia que llevará el nombre de Biblioteca Virtual Colombiana y recogerá, en su catálogo, las obras más significativas y de mayor proyección internacional proporcionadas por las tres instituciones colombianas participantes.
2. Las tres bibliotecas colombianas autorizan a la Biblioteca Virtual Cervantes para utilizar los archivos digitalizados de obras colombianas puestas en sus páginas y bibliotecas virtuales específicas, según listas que se enviarán periódicamente a la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, para ser incluidas en una sección especial de la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, que llevará el nombre de Biblioteca Virtual Colombiana.
3. Los costos del proyecto correrán a cargo de todas las instituciones participantes. Para el caso de las instituciones colombianas, estos costos serán solamente los que incurran en el desarrollo de sus proyectos específicos de digitalización. En los casos en que se considere necesario, el proyecto se desarrollará mediante convenios específicos donde se recogerán compromisos adicionales de las partes, en particular en el caso de que impliquen compromisos concretos de recursos económicos.
4. Las bibliotecas continuarán digitalizando nuevas obras para publicar en la Biblioteca Virtual Colombianas, en especial aquellas obras que, de común acuerdo, se dictaminen como prioritarias para los fines mencionados.
5. La Biblioteca Virtual podrá incluir también Bibliotecas de Autor, para aquellos autores más relevantes colombianos cuya obra represente un desarrollo suficientemente extenso para su creación.

6. La Biblioteca Luis Ángel Arango, la Biblioteca Nacional de Colombia, la Biblioteca Pública Piloto de Medellín y Biblioteca de la Universidad del Norte se comprometen a difundir, a través de sus medios informáticos y sistema de información en la red, si los hubiera, la URL o banner de la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, con el objeto de facilitar gratuitamente la máxima difusión de los recursos de libre acceso entre profesores, estudiantes, y otros miembros de la población colombiana en general. Además del banner general de la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, se hará un enlace específico al banner de la Biblioteca Virtual Colombiana situado en la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes
7. La Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes incluirá en su página un banner general denominado Biblioteca Virtual Colombiana, para facilitar el acceso de sus recursos gratuitos entre la población en general. Al abrirse este banner, habrá enlaces específicos a los banners generales de cada una de las cuatro instituciones colombianas, además de los iconos y sitios de búsqueda propios de la Biblioteca Virtual Colombiana.
8. Las bibliotecas colombianas buscarán mecanismos para definir los elementos técnicos que faciliten el intercambio de información, la creación de índices, el uso de los materiales. Esto puede incluir
a. La definición de formatos recomendados, buscando un equilibrio entre su tamaño y su calidad, en particular para archivos de imágenes, y buscando que haya compatibilidad entre ellos.
b. La definición de un sistema de metadatos compatible, compartible por todas las bibliotecas, con un núcleo obligatorio para todos y posibilidades de añadir otras especificaciones. Este sistema debe, en el plazo mediato, permitir que los usuarios busquen, en el catálogo de cualquiera de las instituciones, la totalidad de las colecciones digitales de las BVC.
c. La Fundación dará la asesoría apropiada para la definición de estos aspectos.

Para el desarrollo de este proyecto, la Fundación se compromete a facilitar la difusión, a través de correo electrónico o envío de boletín de novedades, de todas aquellas iniciativas y nuevos recursos bibliográficos que, progresivamente, se vayan incorporando a la red, tanto de libre acceso como de uso restringido, a todas aquellas personas o departamentos que los participantes colombianos designe como usuarios o interesados.

La Fundación se compromete, si así lo deseara cada una de las instituciones colombianas, a crear un espejo en sus servidores, con todas las iniciativas llevadas a cabo en la web autónomamente por las bibliotecas colombianas que participan en este proyecto, con vistas a colaborar en su máxima difusión, mejorando la velocidad de acceso en esta área geográfica europea.

A través de convenios específicos, la Fundación se compromete a atender la petición de digitalización de fondos raros o valiosos en general de las instituciones colombianas para su difusión mundial, siempre en atención a unas prioridades globales en el ámbito del patrimonio hispano mundial.

La Fundación facilitará el acceso, a los miembros que acrediten las cuatro instituciones colombianas, a la totalidad de los fondos digitalizados a través de la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes. Se entiende por "la totalidad", no solamente aquellos fondos disponibles libremente a través de la red, sino también los fondos temporalmente de uso reservado, los pendientes de corrección, los sujetos a trabajos de edición posterior pendiente, o los solicitados por las instituciones colombianas.

Las instituciones colombianas propondrán al Consejo Científico de la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes la edición de obras destacadas que serán priorizadas dentro de las disponibilidades de recursos previstas para llevar a cabo el proyecto.

Las instituciones colombianas y la Fundación fomentarán la cooperación científica y la investigación en aquellos departamentos que, potencialmente, puedan llevar a cabo un mejor aprovechamiento de los textos ya digitalizados y de las propuestas mencionadas en puntos anteriores.

Las instituciones colombianas son responsables de verificar que las obras digitalizadas se encuentran en dominio público, o de obtener las correspondientes autorizaciones para su publicación en formato digital, para uso cultural sin ánimo de lucro.

Para facilitar el seguimiento y cumplimiento del presente convenio de colaboración, se constituirá una comisión paritaria. Por parte de la Fundación, formarán parte de la misma dos miembros; y otros dos, designados por las instituciones participantes en el presente convenio, según prevean sus estatutos. Esta comisión acordará los planes de trabajo, las líneas principales de digitalización, las condiciones técnicas del proyecto y los formatos de entrega de documentos y los demás aspectos que se requieran.

Para efectos operativos, los participantes colombianos designarán para períodos de un año, que podrá renovarse, a una de las instituciones como enlace con la biblioteca Miguel de Cervantes, con el objeto de facilitar la operación del convenio. Para el primer año de operación, contado a partir de la firma del convenio, la Biblioteca Luis Ángel Arango ejercerá esta función.

La ejecución de las modalidades de cooperación previstas en el presente Acuerdo será objeto de un programa elaborado de común acuerdo entre ambas instituciones. Las instituciones participantes realizarán periódicamente un balance de las acciones realizadas o en curso, y elaborarán un informe que será comunicado a las instancias apropiadas.

El presente convenio constituye una declaración de intenciones cuyo fin es promover auténticas relaciones de beneficio mutuo en materia de colaboración académica.

Las autorizaciones y compromisos de este convenio tendrán una validez mínima a partir de la fecha de su firma, de cuatro años, y se renovará, a falta de revocación expresa con un mes de antelación a la fecha de terminación, por períodos sucesivos de cuatro años.

La resolución de posibles controversias en la interpretación y ejecución del presente Acuerdo deberán ser resueltas por se transferirá a una comisión arbitral formada por los firmantes del acuerdo o personas en quienes éstos deleguen.

Y en prueba de conformidad con cuanto antecede, firman por duplicado el presente documento, en el lugar y fecha arriba indicados:

La Fundación Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, (en adelante, la Fundación) con domicilio en .................., y en su nombre y representación, ................................., actuando con poderes suficientes para la celebración de este acto.

Por la Fundación Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes
D. .........................

Por la Biblioteca Nacional de Colombia,
……………………Lina Espitaleta
Por la Biblioteca Luis Ángel Arango,
…………………..Jorge Orlando Melo
Por la Biblioteca Pública Piloto,
……………………Gloria Palomino,
Por la Biblioteca de la Universidad del Norte

Anexo 1: Lista de 100 documentos digitalizados que la Biblioteca Luis Ángel Arango tiene disponibles y cuyo montaje en la BVC se autoriza

Anexo 2. Lista de 100 documentos digitalizados de la Biblioteca Virtual Antioqueña disponibles y cuyo montaje en la BVC se autoriza.

Anexo 3. Proyecto de contenido de la página de la BVC. Lista de 3000 imágenes y grabados de viajeros y revistas sobre Colombia. Lista de novelas del siglo XIX. Base de datos de mapas sobre Colombia anteriores a 1950.

Bogotá, abril de 2003.